Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan

 

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

“Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan”

MINGGU 3

 

Dosen Matakuliah :

Bagus Nurcahyo

 

 

Disusun Oleh  :

Kintan Bunga Larasati (23217228)

 

 

 

4EB08

Ekonomi/Akuntansi

Universitas Gunadarma

 

Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan

 

A.    Elemen – Elemen Desain Pekerjaan

Dalam menjalankan organisasi, desain pekerjaan sangat penting untuk menetukan tugas dan fungsi yang akan dikerjakan sampai pada mekanisme dan metode kerja. Desain pekerjaan juga mengatur pengaruh dan hubungan antara pekerjaan satu dengan lainnya.

Untuk menyusun desain pekerjaan maka kita harus memperhatikan elemen-elemen dasar yang sangat mempengaruhinya. Elemen-elemen dasar desain pekerjaan ini harus dicermati pada awal penyusunan desain pekerjaan serta pada saat menyusun kembali atau merubah desain pekerjaan.

Ada tiga elemen dasar dalam desain pekerjaan yaitu elemen organisasional, elemen lingkungan, dan elemen keperilakuan. Ketiga elemen ini memberikan pengaruh terhadap desain pekerjaan yang dibutuhkan sebuah organisasi.

           

1.                  Elemen Organisasional

Elemen ini menyangkut masalah efisiensi yang artinya setiap pekerjaan harus dirancang secara efisien sehingga memberikan hasil yang maksimal dari pekerjaan yang dilakukan. Desain pekerjaan harus bisa memanfaatkan sumber daya dan waktu dalam melakukan pekerjaan.

Pemborosan sumber daya dan waktu akan membuat hasil kerja menjadi kurang baik. Sebab itu desain pekerjaan harus dibuat agar penggunaan sumber daya dan waktu menjadi lebih efisien untuk menghindari pemborosan.

Ada tiga hal yang harus diperhatikan dalam elemen organisasional ini. Pertama adalah pendekatan mekanistik, yaitu suatu cara kerja atau mekanisme kerja organisasi untuk mencapai tujuan. Mekanisme kerja organisasi memberi pengaruh terhadap elemen organisasional, maka itu kita perlu merancang mekanisme kerja yang lebih efisien dalam organisasi.

Kedua adalah masalah aliran kerja, yaitu masalah urutan pekerjaan dalam organisasi. Biasanya, aliran kerja tergantung dari hal apa yang akan dihasilkan organisasi. Mulai dari tahap penyediaan bahan baku sampai pada peninjauan produk jadi. Dengan membuat aliran kerja yang efisien, maka organisasi bisa menghindari pemborosan.

 

Ketiga adalah praktek kerja, yaitu tentang bagaimana pelaksanaan pekerjaan. Setiap orang memiliki praktek kerja yang berbeda, ada yang cepat dan teliti namun ada juga yang cepat namun kurang teliti. Desain pekerjaan harus menetukan kualifikasi orang yang akan bekerja secara efisien mengingat sumber daya manusia adalah unsur penting dalam organisasi.

2.      Elemen Lingkungan

Desain pekerjaan harus memperhatikan elemen lingkungan sebab dari lingkungan inilah sebuah organisasi bisa mendapatkan sumber dayanya. Termasuk didalamnya sumber daya manusia yang berkualitas dan mampu memberikan kontribusi pekerjaan yang lebih baik bagi organisasi.

Elemen lingkungan memiliki pengaruh bagi organisasi dalam tersedianya sumber daya manusia yang berpotensi, berpendidikan maupun berpengalaman. Elemen lingkungan juga harus memperhatikan pengaruh masyarakat sekitar yang mungkin bisa memberikan pengaruh yang baik bagi organisasi.

3.     Elemen Keperilakuan

Untuk merancang desain pekerjaan juga harus mempertimbangkan elemen keperilakuan yang merupakan sifat dasar dan karakter dari sumber daya manusia. Ada tiga hal yang harus diperhatikan organisasi dari elemen ini untuk menyusun desain pekerjaan:

·         Bagaimana seseorang mampu bekerja sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah ditetapkan secara bertanggung jawab dan memberikan hasil yang baik bagi organisasi.

·         Organisasi juga harus membuat pekerjaan yang bisa membuat seseorang bisa bekerja dengan senang hati, tidak tertekan, dan tidak bosan.

·         Bagaimana membuat sebuah pekerjaan itu menjadi kebanggaan bagi pekerja sehingga mereka bisa merasa lebih baik dan itu berdampak bagi hasil pekerjaannya.

·         Bagaimana cara organisasi memberikan motivasi bagi pekerja.

 

B.     Trade off Keperilakuan dan Efisiensi

1.      Produktivitas versus spesialisasi

Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus. Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.

2.      Kepuasan kerja versus spesialisasi

Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.

3.      Proses belajar versus spesialisasi

Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar (ditunjukkan oleh garis putus-putus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.

4.      Perputaran karyawan versus spesialisasi

Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over manpower).

C.    Pengertian Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan sering disebut dengan berbagai istilah seperti analisis jabatan, analisis tugas, analisis aktivitas ataupun penelitian kerja. Analisis pekerjaan berfungsi untuk mengumpulkan data secara sistematis dan membuat pertimbangan mengenai semua informasi penting yang berhubungan pekerjaan tertentu. Hasil analisis pekerjaan merupakan masukan terhadap banyak aktivitas sumber daya manusia. Analisis pekerjaan bertujuan untuk menyediakan suatu pemahaman yang mendalam tentang isi dan persyaratan pekerjaan bagi manajemen. Analisis pekerjaan merupakan terjemahan dari job analysis, yang terdiri dari kata Job dan analysis. Job yang memiliki arti pekerjaan, jabatan, tugas, dan kegiatan pekerjaan. Sedangkan analysis berarti memisah-misahkan pekerjaan ke dalam bagian atau unsur-unsur yang disebut tugas.

 

D.    Pentingnya Analisis Jabatan

Menurut Herman Sofyandi (2008) dan Dewi Hanggraeni (2012), analisis jabatan/pekerjaan (job analysis) sebagai bagian dari MSDM dalam suatu organisasi merupakan suatu penentuan dari isi suatu jabatan yang meliputi tugas, tanggung jawab, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan yang dibutuhkan agar seseorang mampu melaksanakan tugas pekerjaan dalam jabatan yang diembannya dengan baik. Melalui analisis jabatan akan diperoleh berbagai ukuran yang merupakan dasar bagi kegiatan-kegiatan dalam fungsi-fungsi manajemen lainnya. Analisis jabatandiperlukan untuk mengumpulkan informasi-informasi guna menyusun deskripsi pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation). Analisis jabatan memiliki kaitan dengan berbagai fungsi dari manajemen sumber daya manusia, karena dapat menghasilkan deskripsi jabatan atau pekerjaan yang berisi gambaran mengenai isi dari suatu jabatan baik yang menyangkut tugas atau pekerjaan, standar kinerja (performance standard), dan bobot jabatan (job value), maupun persyaratan pemangku jabatan (job specification) yang akan dapat digunakan sebagai dasar untuk melaksanakan pekerjaan dalam lingkup penarikan karyawan (recruitment).

E.     Tujuan Analisis Pekerjaan

Tujuan utama melakukan dari analisis pekerjaan adalah untuk menggunakan informasi khusus ini untuk menciptakan kesesuaian yang tepat antara pekerjaan dan karyawan, untuk menilai kinerja seorang karyawan, untuk menentukan nilai tugas tertentu dan untuk menganalisis kebutuhan pelatihan dan pengembangan suatu perusahaan. karyawan memberikan pekerjaan spesifik itu.

F.     Langkah – langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan

Dessler (2003) menyatakan ada enam langkah dalam analisis pekerjaan. Adapun keenam langkah tersebut adalah sebagai berikut;

1.       Menentukan bagaimana untuk menggunakan informasi yang didapat.
Mengetahui cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana untuk mengumpulkan data tersebut. apakah dengan menggunakan wawancara atau questionaire.

2.       Meninjau informasi dasar dyang relevan, seperti bagan organisasi, bagan proses dan deskripsi pekerjaan.

3.       Memilih posisi yang dapat mewakili. Ada banyak pekerjaan yang serupa untuk dianalisis, sehingga perlu mengambil sample pekerjaan tersebut untuk dianalisis.

4.       Menganalisis pekerjaan. Mengumpulkan data aktifitas pekerjaan, perilaku karyawan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan sifat serta kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekrjaan itu.

5.       Memverifikasi informasi analisis pekerjaan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut dilakukan oleh atasan langsung. hal ini kan membantu mengonfirmasikan bahwa informasi itu benar dan lengkap.

6.       Membuat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar tertulis yang mendeskripsikan aktifitas dan tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan serta bahawa dan keamanan dari suatu pekerjaan, Spesifikasi pekerjaan meringkas mutu, kualitas dan keterampilan dan latar belakang pribadi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

 

G.    Jenis Analisis Pekerjaan

1.       Analisis pekerjaan tradisional (Traditional Job Description),

Yang mana hanya mencari informasi sekitar 3 aspek, yaitu: (a) Tanggung jawab (responsibilities) dari seseorang terhadap pekerjaannya dan tunduk pada pengarahan dan pengendalian, (b) Kewajiban (duties) umum dari orang yang memegang suatu kedudukan, dan (c) Kualifikasi (qualification) minimal yang layak untuk diterima.

2.       Analisis pekerjaan yang berorientasi pada hasil (Results-oriented Job Description)

Dimana lebih menekankan pada manfaat suatu pekerjaan, harapan yang akan dicapai, sesuai dengan aspek-aspek, yaitu:

a.        Tasks, perilaku, kewajiban atau fungsi apa yang penting untuk suatu pekerjaan;

b.      Conditions, berkaitan dengan sifat dasar pekerjaan, syarat-syarat suatu pekerjaan serta kondisinya;

c.       Standards, ini berhubungan dengan performansi suatu pekerjaan baik dilihat dari segi standar kuantitas, standar kualitas, dan standar waktu dikaitkan dengan tujuan organisasi;

d.      SKAs (Skills, Knowledge, Abilities), yang mana dibutuhkan kriteria kecakapan, pengetahuan dan kemampuan yang standar minimal layak untuk diterima;

e.       Qualifications, yang berkaitan dengan kualifikasi pendidikan, kualifikasi pengalaman,dan kualifikasi tambahan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan.

H.    Sifat dari Analisis Jabatan

                  Prosedur untuk menetapkan tugas & tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.

 

·         Melalui analisis jabatan diperoleh informasi : aktivitas kerja, perilaku manusia, mesin-alat-perlengkapan-bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks jabatan & tuntutan, manusiawi.

·         Kegunaan dari informasi analisis jabatan : perekrutan & seleksi, kompensasi, penilaian kinerja, pelatihan dan memastikan pengangkatan yang lengkap atas semua tugas.

·         Langkah ke dua dalam analisis jabatan : identifikasi pemakaian atas informasi, meninjau informasi latar belakang, pilih posisi untuk dianalisis, analisa, klarifikasi informasi dengan pemegang jabatan, dikembangkan

I.       Metode Mengumpulkan Informasi Analisis Jabatan

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.

a)      Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

b)      Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

c)      Metode Angket

Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

J.      Klasifikasi Pekerjaan (Job Clasification)

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah :

1.       Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.

2.       Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.

3.       Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?

4.       Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?

5.       Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan? 

6.       Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?

7.       Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan? 

K.    Politik Reklasifikasi ( The Politics of Reclassification )

Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu: (a) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji, dan (b) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103).

 

 

 

 

 

 

Sumber :

Dewi Hanggraeni, S.E., M.B.A., DR, 2012, Manajemen Sumber Daya Manusia, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.

Herman Sofyandi, 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Graha Ilmu, Yogyakarta

 

https://www.studimanajemen.com/2019/03/elemen-dasar-desain-pekerjaan.html

http://seputarpengertian.blogspot.com/2019/02/pengertian-analisis-pekerjaan.html

https://www.studimanajemen.com/2019/03/tujuan-analisis-pekerjaan-job-analysis.html

https://www.tawakaltourtravel.co.id/jenis-analisa-pekerjaan/

http://hannum20.blogspot.com/2018/11/analisis-dan-desain-jabatan.html